Del på facebook
Skip Navigation LinksBRK Nyheder Lukket punkt er nu åbent punkt - udbud af familieplejeopgaven

Lukket punkt er nu åbent punkt - udbud af familieplejeopgaven

24-08-2020

I torsdags (den 20.8) blev der på kommunalbestyrelsens møde behandlet et lukket punkt, der omhandlede udbuddet af familieplejeopgaven på Bornholm. Punktet blev behandlet som et lukket punkt, fordi en intern fejl undervejs i processen kunne få den konsekvens, at udbuddet skulle gå om med ændrede udbudskriterier og et nyt udbudsmateriale som følge.

Fejlen i processen er, at udbudsmaterialet skulle have været godkendt af det politiske Økonomi-, Erhvervs- og Planudvalg, da det lokalt er en politisk beslutning, at det skal ske ved ethvert førstegangsudbud. Der er altså ikke tale om en fejl i forhold til udbudsloven, men i den interne proces i kommunen.

Kommunalbestyrelsen besluttede at godkende det nuværende udbudsmateriale, og dermed kan udbudsprocessen fortsætte uændret. Derfor er der heller ikke længere grund til, at punktet er lukket. Det kan derfor ses i sin fulde form her under.

Familieplejeopgaven på Bornholm har været i udbud i perioden fra 29. maj 2020, hvor fristen udløb den 30. juni 2020 kl. 12.00. Det forventes, at afgørelsen af udbuddet sker senest ved udgangen af september i år.

Dagsordenspunktet, som efter beslutningen på KBmødet 20.8. nu er åbent punkt.

101  Kravspecifikation, udvælgelseskriterier, kravtildelingskriterier samt udbudsform for udbuddet af familieplejeopgaven i BRK.

83.15.00G01-0062
 
Hvem beslutter

BehandlingMødedatoÅbent punktLukket punkt
Børne- og Skoleudvalget06-07-2020 101
Økonomi-, Erhvervs- og Planudvalget09-07-2020 101
Kommunalbestyrelsen20-08-2020 101


Børne- og Skoleudvalget indstiller

Økonomi-, Erhvervs- og Planudvalget beslutter


Resumé

Børne- og Skoleudvalget besluttede i efteråret 2019 at sende familieplejeopgaven i udbud. Kravspecifikation, udvælgelseskriterier og kravtildelingskriterier (og herunder vægtning) er grundet processuel mangel i udbudsprocessen ikke blevet politisk godkendt inden udbuddet blev offentliggjort. Det præsenteres nu til godkendelse i Børne- og Skoleudvalget samt Økonomi-, Erhvervs- og Planudvalget. Hvis kriterierne ikke godkendes, skal udbuddet annulleres og et nyt udbud udarbejdes.


Indstilling og beslutning

Servicedirektøren indstiller, at:

  • Kravspecifikation, udvælgelseskriterier, tildelingskriterier samt udbudsform for udbuddet af familieplejeopgaven godkendes.


Børne- og Skoleudvalget den 6. juli 2020
:

Indstillingen anbefales.

Linda Kofoed Persson stemmer imod, idet hun afventer sin stillingtagen til Økonomi-, Erhvervs- og Planudvalget. 


Økonomi-, Erhvervs- og Planudvalget den 9. juli 2020:

Linda Kofoed Persson, Leif Olsen og Kirstine van Sabben benytter sig af standsningssretten og løfter sagen til kommunalbestyrelsen.

Kommunalbestyrelsen den 20. august 2020:

For stemte 13: liste Ø, F, A og K
Imod stemte 10: liste W, O og V
Indstillingen er godkendt.

DF, V og W kan ikke medvirke, da de ikke mener, at udbudsbetingelser hænger sammen med kravspecifikationer og løsningsbeskrivelse.

 

Sagsfremstilling

Dette punkt behandles som et lukket punkt. Dagsordenspunkter, der vedrører udbud eller kommunens økonomi i øvrigt, og hvor en offentliggørelse af punktet vil stille kommunen dårligere f.eks. ved indgåelse af en kontrakt, skal som hovedregel behandles som et lukket punkt.

Hvis punktet var åbent for offentligheden ville evt. ændrede kriterier blive offentliggjort inden udbuddet er offentliggjort, og dermed overholdes ligebehandlingsprincippet ikke. Derfor er behandling af udbud altid et lukket punkt, indtil der er truffet en afgørelse om evt. valg af leverandør eller evt. nyt udbudsmateriale er offentliggjort.

 

Tidligere politisk behandling af udbuddet af familieplejeopgaven i BRK

Den 24. sep. 2019 i BSU og efterfølgende på ØEPU den 7. okt. 2019 blev der truffet beslutning om at sende opgaven, som løses af Familieplejen Bornholm, i udbud, da opgaven er udbudspligtig efter light-regimet. Det blev også besluttet, at BRK skulle afgive kontrolbud på familieplejeopgaven.

Det fremgår af sagsfremstillingen, at BRK ikke uden forudgående udbud af opgaverne lovligt kunne fortsætte med en ekstern aktør.

Mellem behandlingen af dagsordenspunktet i BSU og ØEPU blev der tilføjet en supplerende sagsfremstilling, hvor det blev præciseret, at da der var tale om et førstegangsudbud, så skulle

kravspecifikation, udvælgelseskriterier og kravstildelingskriterier (laveste pris eller økonomisk mest fordelagtige tilbud, herunder vægtning af underkriterier såsom pris, kvalitet, miljø mv.) samt udbudsform altid til politisk godkendelse, i overensstemmelse med pkt. 7 - Politisk behandling af udbud - i Udbuds- og Indkøbshåndbogen, godkendt af kommunalbestyrelsen i april 2015. Den foreløbige tidsplan ville blive revideret jfr. ovenstående.

Økonomi-, Erhvervs- og Planudvalget godkendte indstillingen og dermed også den supplerende sagsfremstilling.

 

Redegørelse for processuel mangel i udbudsprocessen

Det må nu konstateres, at udbudsprocessen ikke er foregået i overensstemmelse med de vedtagne rammer, idet der ikke er indhentet den nødvendige politiske godkendelse i overensstemmelse med beslutningen.

Der er udarbejdet et udbudsmateriale, der blev annonceret d. 29. maj 2020, hvor fristen udløb d. 30. juni 2020 kl. 12.00. Selve udbuddet er gennemført efter de gældende udbudsretslige regler, men der er en processuel mangel, da administrationen ikke har fulgt BRKs udbudsregler for 1. gangs udbud. Administrationen har således ikke haft kompetence til at træffe beslutninger om vilkår mm for udbuddet.

Børne- og Skoleudvalget samt Økonomi-, Erhvervs- og Planudvalget bliver derfor nu præsenteret for de overordnede opgaver i udbuddet, udbudsform og revideret tidsplan samt udvælgelseskriterier, kravspecifikationer og kravtildelingskriterier (herunder vægtning) med henblik på en godkendelse af disse, så udbudsprocessen kan færdiggøres som planlagt. Konsekvenserne ved annullering af udbud gennemgås også.

 

De forskellige udbudsvilkår til godkendelse

Opgaverne i udbuddet

De udbudte opgaver omhandler driftsopgaver i forbindelse med anbringelse af børn og unge, hvad enten det er i plejefamilie, aflastningsfamilie og/eller døgnophold i plejefamilie for barnet og forældremyndighedsindehaver. Driftsopgaverne består af rekruttering af lokale plejefamilier, match mellem barn/ung og plejefamilie, tidlig støttet opstartsforløb ved anbringelser, råd og vejledning af plejefamilier, efteruddannelse af plejefamilier samt administrative opgaver i forhold til anbringelser i plejefamilier. Bilag 1 Udbudsbetingelser beskriver mere detaljeret disse opgaver på side 6.

Aftalens varighed

Aftalen er 4-årig, og træder i kraft d. 1. januar 2021 og udløber 31. december 2024. Der er mulighed for forlængelse i op til 2 x 12 måneder.

Udbudsform

Udbuddet er gennemført som et offentligt udbud efter light-regimet, sådan som Børne- og Skoleudvalget samt Økonomi-, Erhvervs- og Planudvalget besluttede i september og oktober 2019.

Justeret tidsplan

Med afsæt i den foreløbige tidsplan, der blev præsenteret for de to udvalg i efteråret, er der udarbejdet en justeret tidsplan for udbuddet, som ses i tabel 1.

Tabel 1 Revideret tidsplan for udbud af familieplejeopgaver i BRK

AktiviteterDato
Udbudsmaterialet sendes til offentliggørelse29. maj 2020
Tilbudsgivers spørgefrist19. juni 2020, kl. 12.00
Sidste frist for Ordregivers afgivelse af svar på spørgsmål og udsendelse af eventuelle supplerende oplysninger, som lægges på www.mercell.dk23. juni 2020, kl. 10.00
Frist for afgivelse af tilbud30. juni 2020, kl. 12.00
Kvalitets- og tilbudsevalueringUge 27 + 28 – 2020
Udsendelse af tildelings- og afslagsskrivelser til TilbudsgivereUge 28 – 2020
Stand-still periodeUge 28-30 – 2020 – 10 hele kalenderdage
Indgåelse af kontraktUge 30 – 2020
Implementering af ny aftaleAugust – december 2020
Aftalestart

1. januar 2021

 

Udvælgelseskriterier

For at kunne vinde udbuddet skal der være tale om en økonomisk solid virksomhed, der har relevante og nutidige erfaringer på området.

Kravspecifikation – minimumskrav og kvalitative krav

Bilag 2 Kravspecifikation og løsningsbeskrivelse indeholder beskrivelser af både minimumskrav (ark 2) og kvalitative krav (ark 3), som tilbudsgiverne skal besvare. Det er vurderet, at et resume eller overblik over disse krav ikke vil være fyldestgørende, og der henvises derfor til bilag 2 for det fulde overblik.

Kravtildelingskriterier

Tildeling af kontrakten vil ske på grundlag af "Det økonomisk mest fordelagtige tilbud", på baggrund af "det bedste forhold mellem pris og kvalitet", hvor Pris og Kvalitet vægter ligeligt (50%).

Underkriterierne Pris og Kvalitet er yderligere opdelt i kriterier, der hver især vægtes. Tabel 3 viser disse kriterier og deres vægtning. De faner og punkter, som der henvises til under Kvalitet, findes i bilag 2 på fane 3.

Tabel 3 Underkriterier og vægtning.underkriterier udbud familieplejeopgaven.PNG
Fremhævede kriterier for Kvalitet

I udbudsbetingelserne (bilag 1 på side 16) er der givet eksempler på, hvad der vægtes positivt i forhold til rekruttering og match, akutopgaven, tæt støttet opstartsforløb og efteruddannelse, råd- og vejledningsopgaven samt samarbejde med ordregiver (som i alt vægtes 90% af de 50%, som Kvalitet vægter):

  • Såfremt varetagelsen af opgaven er fleksibel og individuelt tilpasset inden for de angivne rammer og at tilbudsgiver bidrager til:
    • At råd- og vejledningsopgaven varetages fleksibelt og fagligt tilpasset plejefamiliens behov. Herunder at tilbudsgiver understøtter plejefamilien i at give nærhed og kontinuitet i relationen til barnet/den unge samt kontinuerligt understøtter at barnets handleplan omsættes i praksis i hverdagslivet i hjemmet.
    • At efteruddannelsesaktiviteterne dækker et fagligt nuanceret spektrum og varierer ift. læringskontekster (undervisning, netværksaktiviteter mm)
    • At tilbudsgivers praksis tilrettelægges sådan, at plejefamilien oplever tilgængelighed i forhold til kontakt, sparring og vejledning.
    • At tilbudsgiver i samarbejdsbeskrivelse viser smidighed og fleksibilitet samt initiativer til at opbygge relationel kapacitet på alle niveauer i samarbejdet.

Ligeledes er der givet eksempler på, hvad der vægtes positivt i forhold til de administrative opgaver (som i alt væges 10% af de 50%, som Kvalitet vægter):

  • At tilbudsgiver har erfaring med administration knyttet til plejefamiliens ansættelsesmæssige vilkår, og at tilbudsgiver i samarbejdsbeskrivelse viser tilgængelighed, smidighed og fleksibilitet.


Kontrolbud fra Bornholms Regionskommune

Børne- og Skoleudvalget samt Økonomi-, Erhvervs- og Planudvalget besluttede, at Bornholms Regionskommune skulle udarbejde og afgive kontrolbud på familieplejeopgaven. Ved at BRK afgiver et kontrolbud bliver det testet, om det er fordelagtigt at overdrage opgaven til en ekstern leverandør, eller om det kan betale sig at udføre opgaven selv. Og hvis det i den samlede gennemgang af indkomne tilbud vurderes, at der er for få tilbudsgivere, sikrer et kontrolbud, at BRK ikke kommer i en situation, hvor der kun er en tilbudsgiver, der giver et dyrt tilbud, som BRK efterfølgende er forpligtet til at benytte.

Det er sikret, at det personale, der blev benyttet til udbud af opgaven, ikke er det samme som det personale, der har udarbejdet kontrolbuddet, og ekstern konsulenthjælp er desuden blev tilkøbt. Kontrolbuddet fra kommunen er et tilbud, der deltager på lige fod som de øvrige tilbud, der indkommer fra andre tilbudsgivere.

Evaluering af tilbud
Evalueringen af de indkomne tilbud foretages af en evalueringsgruppe bestående af personer med henholdsvis faglige og juridiske kompetencer. Formålet er at sikre en evaluering, der er egnet til at identificere det mest fordelagtige tilbud, samlet set.

Udvælgelse af tilbud
Efter kompetencereglerne er det administrationen, der vælger imellem de indkomne bud på baggrund af de opstillede kriterier. 

Konsekvenser ved godkendelse af udbudskriterierne

Såfremt BSU og ØEPU godkender udvælgelseskriterierne, kravspecifikationen samt kravtildelingskriterierne (herunder vægtning) svarende til det annoncerede udbud, gennemføres og afsluttes udbuddet af familieplejeopgaven, sådan som den reviderede tidsplan i tabel 1 viser.

Konsekvenser ved manglende godkendelse af udbudskriterierne

ØEPUs godkendelse af de ovenstående kriterier er nødvendig for, at der kan træffes en beslutning på baggrund af det afholdte afbud. Konsekvenserne ved ikke at godkende kriterierne er, at udbuddet annulleres, at der skal foretages ændringer i udbudsmaterialet, for derefter at udsende det nye tilpassede udbudsmateriale.

Annullering af et udbud

Ifølge Udbudsloven er det muligt at annullere et udbud på et hvilket som helst tidspunkt i udbudsprocessen, hvis det er sagligt og fagligt begrundet. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har udgivet en vejledning til annulleringer af udbud (https://www.kfst.dk/media/53660/annullationer-af-danske-eu-udbud.pdf), hvor der (på side 35 og 36) er angivet en række (ikke udtømmende) eksempler på gyldige saglige årsager til annullering af et udbud:

  • Ordregiver modtog ikke tilstrækkeligt antal ansøgninger til at sikre en effektiv konkurrence om kontrakten
  • Ordregiver blev opmærksom på, at der findes mere hensigtsmæssige løsninger end den udbudte
  • Uhensigtsmæssigheder ved den beskrevne evalueringsmetode for så vidt angår de kvalitative parametre og den gennemførte evaluering
  • Fejl i udbudsmaterialet
  • For at afværge en klagesag, da det blev konstateret, at der var begået procedurefejl under udbudsprocessen i forhold til udbudslovgivningen
  • Priserne i de indkomne tilbud oversteg ordregivers budget
  • Ordregiver bliver opmærksom på, at der kan opnås et mere fordelagtigt resultat ved at gennemføre processen med et andet tildelingskriterium eller med andre underkriterier
  • Ordregiver har begået væsentlige procedurefejl i forbindelse med udbudslovgivningen
  • Ordregiver vurderer, at opgaven bedst kan varetages af ordregiver selv.

En ændring af kriterier, mindstekrav, kvalitative krav, vægtning mv. vil dermed udgøre en saglig årsag til at annullere udbuddet. Ifølge BRKs Udbuds- og Indkøbsafdeling samt eksterne udbudsadvokater (Horten), udgør de interne processuelle mangler, sådan som det er sket i denne udbudsproces, ikke en saglig årsag til at annullere udbuddet.

Nyt udbud

Hvis der skal udarbejdes et nyt udbud med ændrede kriterier, har det følgende konsekvenser

  • Kriterier: De ændrede kriterier skal udvælges, kvalificeres og beskrives, da der i et nyt udbud skal være ændringer i forhold til de annullerede udbud.
  • Kontroludbud fra BRK: Administrationen skal udarbejde nyt kontrolbud.
  • Ændring af tidsplan: Der skal udarbejdes et nyt udbud, som – afhængig af de tilgængelige ressourcer i organisationen – tidligst kan være klar til politisk behandling medio/ultimo september. Dermed vil nyt udbud kunne annonceres i oktober og afsluttes i december, og en kontrakt indgås tidligst pr. 1. juli 2021.
  • Forlængelse af kontrakt: Hvis det vælges at annullere nuværende udbud, skal den nuværende kontrakt forlænges i op til 6 måneder, for at kunne gennemføre en ny udbudsproces. Familieplejeopgaven skal løses indtil udbuddet er gennemført.

 

Økonomiske konsekvenser

Under forudsætning af at den nuværende leverandør accepterer forlængelse af den nuværende kontrakt på samme vilkår, vurderes det, at omkostningerne på kontrakten vil være den samme som hidtil. Denne udgift kan holdes inden for det nuværende budget.

Der skal påregnes udgifter til ekstern konsulentbistand i forbindelse med det kontrolbud, som Center for Børn og Familie vil skulle afgive.

Supplerende sagsfremstilling til KB 20.8.2020

Der er drøftet nedenstående spørgsmål til sagen, som belyses i det følgende for yderligere oplysninger til sagen.

  1. En uddybning af de økonomiske rammer for udbuddet om sammenhæng mellem pris og kvalitet, idet der er stillet spørgsmål til, hvorvidt den økonomiske ramme er realistisk i forhold til den ønskede kvalitet.
  2. Præcisering og nuancering af de kontraktlige forhold ved en evt. forlængelse af kontraktperioden, idet dette ikke synes tilstrækkeligt belyst i sagsfremstillingen.

Ad. 1. I udbudsbetingelserne beskrives BRKs budget til opgaven, ligesom de kvalitative krav specificeres. I forhold til den økonomiske ramme angives nedenstående i kravsspecifikationen.

Ordregiver har følgende budget til løsning af opgaven:

"For døgnplejefamilie gælder, at opgaven pr. måned pr. fuldtidsplejebarn, inklusiv eventuel ferieaflastning i anden plejefamilie, maksimalt kan udgøre KL's vejledende maksimumstakst for administration og tilsyn jf. KL's takstabel på udsatte børne- og ungeområdet.

For aflastning gælder, at opgaven pr. måned pr. aflastningsbarn maksimalt kan udgøre 71% af KL's vejledende maksimumstakst for administration og tilsyn, samt 42% pr. aflastningsplejebarn, ved aflastning i henhold til Lov og Social service § 84.

For døgnophold gælder, at opgaven pr. måned pr. døgnophold for barn og forældre maksimalt kan udgøre 2 gange KL's vejledende maksimumstakst for administration og tilsyn jf. KL's takstabel på udsatte børne- og ungeområdet

Budgettet til match af barn og potentiel aflastnings- eller plejefamilie og til match af barn og forældre og potentiel plejefamilie udgør ca.143.000 kr. i 2019. Beløbet betales når Myndighed bestiller et match og afregnes uanset om der opnås et match mellem barn og familie eller ej.

Budgettet til administration af beredskabet omkring akutanbringelser udgør ca. 130.000 kr. pr. år. Beløbet dækker over, at der altid skal være en plejefamilie i beredskab, som med kort varsel kan tage imod akutte anbringelser."

I ovenstående ses det, at det er KL's takster, som anvendes ved døgnplejefamilie, aflastning og døgnophold for forældre/børn. Ved aflastning som en andel af den fulde takst på henholdsvis 71% og for døgnophold gælder, at den kan udgøre 2 gange KL's vejledende takst.

I dag gælder præcist sammen afregning og de to områder (døgnplejefamilie og aflastning) fylder langt størsteparten af hele opgaven økonomisk set. I nedenstående tabel ses forbruget fra 2019.  Her udgør døgnpleje og aflastning 3,4 mio. kr. ud af det samlede forbrug på 3,7 mio. kr.

tabel 1 udbud familiepleje.PNG

I tilbudslisten skal evt. leverandører angive priser for de 5 ovennævnte opgaver. I tilbuddet/deres priser, skal alle forhold i udbudsmaterialet være indregnet, hvilket naturligvis er angivet i udbudsbetingelserne.

På nær opgaverne omkring match og beredskabet omkring akutanbringelserne, er det forventningen, at den krævede kvalitet kan tilbydes indenfor KL's takster. Herunder også uddannelsesaktiviteterne, der er beskrevet i kravene.

Det er ikke pt muligt at redegøre nærmere for, hvor stor en opgave uddannelsesaktiviteterne er. Men den vurderes som økonomisk stor. Uddannelsesaktiviteterne er i dag løst i samarbejde mellem BRKs fagpersoner og Familieplejen Bornholm.

Det forholdes sig således i dag, at langt den største del af familieplejeopgaven ligger indenfor en afregning med KL's takster, hvilket betyder, at BRK i dag får løst hovedparten af de opgaver, som angives i kravspecifikationen for ovenstående økonomiske ramme.

Ad. 2. Præcisering og nuancering af de kontraktlige forhold ved en evt. forlængelse af kontraktperioden, idet dette ikke synes tilstrækkeligt belyst i sagsfremstillingen.

Pr. 1. januar 2016 fik Danmark på baggrund af nye EU-direktiver en Udbudslov, som betød, at Familieplejeopgaven blevet udbudspligtig efter light-regime. På daværende tidspunkt fik Børn- og ungeområdet ikke igangsat arbejdet i tide, og da det ved udgangen af 2018, blev konstateret, at kommunen ikke kunne nå at få udbudsmaterialet på plads, blev kontrakten med Familieplejen forlænget i 2 år, fra 1. januar 2019 til udgangen af 2020.

Den nuværende kontrakt, er dermed ikke udbudt i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Konsekvenserne ved en evt. forlængelse af kontrakten kendes ikke for nuværende og ønskes dette klarlagt, vil det kræve en ekstern advokatundersøgelse.

Der er derfor følgende muligheder jfr. sagens nuværende status:

  • Godkendes de nuværende kriterier, lovliggøres forholdet
  • Hjemtages opgaven, lovliggøres forholdet
  • Ved annullering og kontraktforlængelse, skal konsekvenser ved dette afklares og forholdet er jfr. udbudsloven ikke lovliggjort

Forventet tidsplan ved en evt. beslutning om annullering og deraf genudbud på KBs møde den 17. september 2020.

aktiviteter udbud familieplejeopgaver.PNG
I tidsplanen fastholdes 5 måneder til implementering af en ny aftale.

Ved et genudbud skal der også tages højde for at andre tilbudsgivere vil byde på opgaven, hvorfor der skal afsættes passende/tilstrækkelig tid til implementering for en evt. helt ny leverandør –dette jf. Udbudsloven vedr. overholdelse af ligebehandlingsprincippet så alle tilbudsgivere/leverandører stilles lige.

I tidsplanen er det taget udgangspunkt i den officielle og fastlagte mødekalender for de politiske udvalg i BRK.